Szkolenie z organizacji imprez sportowych
Czujesz, że organizacja imprez sportowych to forma działalności, w której świetnie się sprawdzisz? Z roku na rok wzrasta popyt na tego rodzaju usługi. Ciekawy scenariusz eventu pomoże Ci przekonać klienta i zrealizować wydarzenie, które na długo zapisze się w pamięci jego uczestników. Niniejszy artykuł pozwoli Ci uporządkować wiedzę, a jeśli zechcesz ją zgłębić, możesz wziąć udział w szkoleniu online “Organizacja imprez i wydarzeń sportowych – projekt, bezpieczeństwo, promocja”, które poprowadzi praktyk.
Cel imprezy
Organizacja wydarzeń sportowych zawsze rozpoczyna się od wskazania celu. W poznaniu potrzeb klienta pomoże Ci dobry briefing. Zazwyczaj inne cele przyświecają firmom, a inne instytucjom publicznym. Poznając oczekiwania zleceniodawcy, możesz stworzyć odpowiedni scenariusz eventu.
Scenariusz wydarzenia sportowego
Brief to najważniejszy dokument, który pozwala Ci nakreślić scenariusz eventu sportowego. Zadbaj o to, aby wydarzenie wyróżniało się na tle innych organizowanych przez konkurencję. Zarówno klienci, jak i uczestnicy cenią sobie innowacyjność. Atrakcje, np. spotkanie ze znanym trenerem piłkarskim, zawsze przyciągają więcej osób. Nierzadko też stanowią nie lada gratkę, o której wspominają lokalne portale i gazety, zapewniając nam promocję eventu.
Przygotowanie kosztorysu
Brief określa m.in. zasoby finansowe klienta, które należy mieć na uwadze przy tworzeniu scenariusza imprezy. Następnie trzeba przygotować wstępny kosztorys i uwzględnić w nim budżet na nieprzewidziane wydatki. Jeśli spotka się z akceptacją klienta, przechodzimy do podpisania umowy. Dołóżmy wszelkich starań, aby zabezpieczała interesy obu stron.
Znalezienie miejsca na imprezę sportową
Organizacja wydarzeń sportowych, gdy tylko otrzymamy zielone światło od klienta, powinna rozpocząć się od znalezienia odpowiedniego miejsca na imprezę. Może to być stadion, boisko sportowe lub zielony skwer miasta. Gdy wybierzemy obiekt, kontaktujemy się z jego właścicielem i zawieramy umowę.
Pozyskiwanie sponsorów i zawarcie z nimi umowy
Wiele imprez sportowych odbywa się dzięki wsparciu sponsorów. Ich pomoc może przybierać wymiar finansowy, wówczas przekazują nam np. 20 tysięcy złotych, ale również barterowy. Warto umówić się z firmami na ufundowanie nagród rzeczowych dla uczestników eventu lub zwycięzców organizowanych zawodów. Dla nich stanowi to często niewielki wydatek, a my nie ponosimy go, dzięki czemu nasz budżet pozwala na zaproszenie gościa specjalnego.
Spełnienie wymogów formalnych
Każde wydarzenie sportowe ma inny charakter. Jeśli nosi znamiona imprezy masowej, musimy spełnić szereg wymogów formalnych. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym szkoleniu “Organizacja imprez i wydarzeń sportowych - projekt, bezpieczeństwo, promocja”.
Regulamin imprezy
Każda impreza sportowa wymaga stworzenia regulaminu, który określa m.in. zasady wyłonienia zwycięzcy zawodów i przekazania mu nagród. W przypadku, gdy ich wartość przekracza określoną kwotę, konieczne staje się odprowadzenie podatku i uwzględnienie go w rocznym zeznaniu PIT.
Zaproszenie gości
Goście, w tym znani zawodnicy i szkoleniowcy, zawsze uświetniają imprezy sportowe. Warto zastanowić się, kogo zaprosimy na swój event, aby przyciągnął jak najwięcej osób.
Promocja wydarzenia sportowego
Tylko dzięki dobrej promocji jesteśmy w stanie dotrzeć do osób potencjalnie zainteresowanych eventem. Prowadzimy ją w mediach tradycyjnych i internetowych. Niekiedy dobrym rozwiązaniem okazuje się opłacenie plakatów na słupach ogłoszeniowych. Możemy także poprosić lokalne portale i czasopisma o objęcie imprezy patronatem medialnym.
Rozliczenie imprezy
Każde wydarzenie sportowe należy rozliczyć, przedstawiając klientowi faktury i rachunki. Dobrą praktyką jest raport, w którym wskazujemy, jak zrealizowaliśmy cel klienta.