W przestrzeni publicznej można znaleźć zarówno głosy zachwytu nad technologicznym krokiem naprzód, jak i krytykę — głównie ze strony przedsiębiorców obawiających się cyfrowych obowiązków. Dlatego w tym artykule przeanalizujemy możliwie najpełniej: po co w ogóle wprowadzono KSeF, jakie ma cele i dlaczego państwo zdecydowało się na tak szerokie zmiany.
Co to jest KSeF?
Zanim odpowiemy na pytanie „po co?”, zacznijmy od „co?”. KSeF to rządowy system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, odbieranie i automatyczne archiwizowanie tzw. faktur ustrukturyzowanych — czyli faktur zapisanych w jednym, wspólnym formacie XML.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia w swoich materiałach, że KSeF ma być „magazynem faktur”, w którym każda wystawiona faktura otrzymuje unikalny numer i jest dostępna przez pełne 10 lat. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi przechowywać papierowych segregatorów ani pilnować, czy księgowa odebrała maila z załącznikiem — wszystkie dokumenty znajdują się w jednym, państwowym repozytorium.
Więcej o samej konstrukcji systemu przeczytasz tutaj: Na czym polega KSeF
Dlaczego państwo zdecydowało się na KSeF? Główne powody
W debacie publicznej można znaleźć wiele mitów: że KSeF powstał po to, aby szybciej nakładać kary, albo by urzędy miały pełen wgląd w przepływy pieniężne przedsiębiorstw. W rzeczywistości system ma znacznie głębsze — i bardziej praktyczne — uzasadnienie ekonomiczne, organizacyjne i bezpieczeństwa.
Poniżej omówione są najważniejsze motywacje rządu, wskazywane zarówno przez Ministerstwo Finansów, jak i ekspertów podatkowych.
Uszczelnienie systemu podatkowego
Jednym z głównych celów jest ograniczenie tzw. luki VAT. Faktura wystawiona w KSeF jest widoczna dla skarbówki w momencie jej powstania. To oznacza, że:
- trudniej będzie wystawiać fikcyjne faktury,
- organy podatkowe szybciej wykryją podejrzane transakcje,
- eliminowane będą nieuczciwe karuzele podatkowe.
To nie tylko interes państwa — w dłuższej perspektywie redukcja szarej strefy zwiększa konkurencyjność uczciwych firm.
Ujednolicenie i automatyzacja obiegu dokumentów
Obecnie na rynku funkcjonują dziesiątki, jeśli nie setki formatów faktur: PDF-y, skany, zdjęcia telefonem, faktury z Worda, z Excela, z przestarzałych programów offline. Księgowość musi je przepisywać, odczytywać, a czasem — domyślać się, co autor miał na myśli.
KSeF wprowadza standaryzację, w której:
- każda faktura wygląda identycznie „od środka”,
- systemy księgowe mogą pobierać dane automatycznie,
- unika się błędów wynikających z ręcznego przepisywania.
To ogromna oszczędność czasu — zwłaszcza dla większych firm.
Szybsze rozliczenia VAT
To korzyść, o której w przestrzeni publicznej mówi się za mało. Ministerstwo Finansów podkreśla, że:
„KSeF skróci termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni.”
Jest to możliwe dzięki temu, że urząd ma natychmiastowy wgląd w wystawione dokumenty. Dla wielu firm oznacza to poprawę płynności finansowej.
Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów
Ile razy zdarzało się przedsiębiorcom:
- wysłać fakturę do niewłaściwego klienta,
- wystawić fakturę ze złym numerem,
- zgubić oryginał papierowy,
- przechowywać faktury na laptopie, który uległ awarii?
W KSeF dokument jest zapisany w chmurze państwowej i przypisany do konkretnego NIP-u. Nie można go skasować, zgubić ani „przypadkiem” zmodyfikować.
Cyfryzacja administracji publicznej
KSeF jest częścią większego trendu unowocześniania polskich instytucji. Państwo stopniowo odchodzi od papieru i maili jako podstawowej formy komunikacji gospodarczej.
To naturalny krok – podobne systemy działają m.in. w:
- Hiszpanii,
- Włoszech,
- Portugalii,
- Francji (system w budowie, wejdzie za kilka lat).
Polska nie jest więc wyjątkiem — raczej nadrabia cyfrowe zaległości.
Co zmieni się z punktu widzenia przedsiębiorcy?
Choć cele systemu są jasne, przedsiębiorcy zadają najczęściej inne pytanie: Co KSeF zmieni w mojej firmie?
Zmian będzie sporo — część bardzo pozytywnych, inne wymagających odpowiedniego przygotowania.
Sposób wystawiania faktur
Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF:
- nie wystawisz już faktury „na komputerze” i nie wyślesz jej mailem,
- każda faktura musi przejść przez system rządowy,
- data nadania numeru KSeF to data wystawienia faktury.
To szczególnie ważne dla firm, które wystawiały faktury „z datą wsteczną”. W KSeF nie da się tego zrobić — system tego zabrania.
Zmiana rutyny księgowo-administracyjnej
W praktyce oznacza to:
- księgowa nie musi prosić o faktury — odbierze je sama,
- faktury zakupowe nie muszą być „dostarczane” do biura,
- znika ryzyko, że dokumenty trafią do kosza, na spam lub zginą.
Wielu przedsiębiorców po kilku miesiącach korzystania z KSeF mówi wprost — to wygodniejsze niż tradycyjny e-mail.
Konieczność pracy na aktualnym oprogramowaniu
Stare programy fakturujące (np. instalowane z płyt CD, nieaktualizowane od lat) przestaną działać. System wymaga nowoczesnej integracji API.
Dlatego warto korzystać z narzędzi, które już dziś obsługują pełną integrację z KSeF, np.: Program KSeF.
W takich aplikacjach wystawienie faktury zajmuje kilkanaście sekund, a dokument automatycznie trafia do KSeF.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to jedno z największych przedsięwzięć cyfrowych w historii polskiej administracji. Jego celem nie jest utrudnianie życia przedsiębiorcom, ale:
- usprawnienie obiegu dokumentów,
- zwiększenie bezpieczeństwa danych,
- zmniejszenie luki VAT,
- przyspieszenie rozliczeń,
- ujednolicenie standardów na rynku.
Czy wymaga to zmian po stronie przedsiębiorców? Oczywiście. Czy te zmiany są konieczne? Tak — bo świat biznesu już dawno przeszedł do cyfryzacji.
