Częściowe dokumentowanie w KSeF
Coraz więcej osób zastanawia kwestia dotycząca KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza. Wprowadzenie tego systemu jest sporą rewolucją w naszym kraju w stosunku do sposobu wystawiania faktur i przekazywania danych związanych z transakcjami gospodarczymi do organów podatkowych. Poza tym KSeF wiąże się ze zmianą i usprawnieniem obiegu dokumentacji między przedsiębiorcami. Ustawodawca wie doskonale, że przedsiębiorcy potrzebują czasu na dopasowanie się do zmian, dlatego aktualnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Aby korzystać z tego systemu, należy uwierzytelnić się w wersji produkcyjnej oferowanej przez MF w Aplikacji Podatnika KSeF. Ten proces wykonamy dzięki profilowi zaufanemu lub certyfikowanemu podpisowi elektronicznemu. Na szczęście możliwe jest nadanie uprawnień trzeciej osobie, generując token z danymi uprawieniami. Obecnie przedsiębiorca dowolnie decyduje, czy wystawia faktury w formie papierowej, elektronicznej czy strukturalnej w KSeF.
Numer KSeF na przelewie
Czy trzeba podawać numer KSeF na przelewie? Według prawa wiemy, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności dotyczących działalności gospodarczej odbywa się poprzez rachunek płatniczy w każdym przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca i jednorazowa wartość transakcji jest równa/wyższa od kwoty 15 zł brutto. Gdy między przedsiębiorcami dojdzie do zawarcia transakcji na wskazaną kwotę, należy dokonać opłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego (a nie gotówkowo). Dodatkowo należy podać tytuł zapłaty - czyli za co regulujemy rachunek, fakturę lub umowę. Co w przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF? Okazuje się, że obowiązek podawania numeru wskazującego fakturę w tytule przelewu został przesunięty (na 1 stycznia 2027 roku). W sytuacji, gdy sprzedawca jest podatnikiem zwolnionym z podatku VAT, nabywca nie musi dokonywać płatności za fakturę strukturalną z oznaczeniem numeru identyfikacyjnego KSeF tego dokumentu.
Tryb awaryjny KSeF
W ustawie o VAT wprowadzone zostały informacje dotyczące różnorodnych ważnych kwestii, w tym tryb awaryjny KSeF. Minister właściwy do spraw finansów publicznych powinien zamieścić w Biuletynie Informacji Publicznej komunikaty o możliwych awariach Krajowego Systemu e-Faktur. Są one także zamieszczane za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. W efekcie dowiadujemy się o tym albo przez Biuletyn, albo przez komunikat znajdujący się w oprogramowaniu. Sposoby postępowania w razie trybu awaryjnego KSeF określono w przepisach, które mówią o tym, że w okresie trwania awarii KSeF podatnik wystawia elektroniczne faktury oraz udostępnia je nabywcy w uzgodniony sposób. Poza tym należy oznaczyć fakturę kodem pozwalającym na dostęp do niej w systemie, weryfikację danych i zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury w razie udostępnienia jej nabywcy w inny sposób niż za pomocą KSeF. To wskazuje, że podatnicy wystawiający elektroniczne faktury podczas awarii systemu, muszą je oznaczyć odpowiednim kodem!
Tworzenie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez system wFirma jest bardzo proste i nie wymaga posiadania specjalnych umiejętności. Jak włączyć integrację z KSeF? Konieczne jest przejście do zakładek Ustawienia - Faktury - e-Faktury i wybranie opcji Włącz Integrację. Aby wystawić fakturę, przechodzimy do Przychody - Sprzedaż - Wystaw - Fakturę i uzupełniamy wszystkie dane. Na końcu klikamy opcję Zapisz i Wyślij do KSeF, ciesząc się zarówno ułatwieniem, jak i usprawnieniem codziennej pracy.
