Co to jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa jest dokumentem służącym do rozliczenia otrzymanych zaliczek odnoszących się do danej dostawy mającej nastąpić w przyszłości. Zadatek najczęściej jest pobierany przy kosztownych przedsięwzięciach jako forma zabezpieczenia sprzedającego lub ma na celu pozyskanie części środków finansowych na jego wykonanie. Kiedy zamówienie jest zrealizowane zgodnie z założeniami, wówczas całość należności zostaje pomniejszona o kwotę wpłaconej zaliczki. Taka sytuacja wymaga jednak prawidłowego udokumentowania. W przypadku, gdy nabywca nie uiścił zaliczki w wysokości pokrywającej całą należność zamówienia, konieczne będzie sporządzenie faktury końcowej. Powinna ona zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych, które były wystawione przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi.
Dane, które ma zawierać faktura zaliczkowa, są określone w art. 106f ust.1 w ustawie o VAT. Wytyczne dotyczą danych odnoszących się do zamówienia bądź umowy uwzględniając: nazwę/rodzaj towaru lub usługi, ilość oraz wartość zamówionych towarów bądź usługi w kwocie netto, cenę jednostkową (netto), stawki podatku, kwoty podatku i wartość brutto zamówienia bądź umowy. Dodatkowo faktura musi posiadać takie dane jak:
- datę wystawienia;
- kolejny numer dokumentu;
- imiona i nazwiska bądź nazwy kontrahentów wraz z adresami;
- numer, który będzie konieczny do identyfikacji podatkowej nabywcy (najczęściej NIP);
- datę: dokonania lub zakończenia dostawy towarów / wykonania usługi / otrzymania zapłaty (jeśli jest ona inna niż data wystawienia faktury);
- otrzymaną kwotę zapłaty;
- kwotę podatku wyliczoną według wzoru: KP = (ZB x SP) / (100 + SP), czyli:
Kwota podatku = (kwota otrzymanej zaliczki w całości lub części x stawka podatku) / (100 + stawka podatku).
Kiedy wystawia się ten rodzaj faktury?
W sytuacji, kiedy transakcja jest dokonywana w tym samym okresie rozliczeniowym, podatnik nie musi sporządzać odrębnej faktury zaliczkowej i faktury końcowej. Możliwe jest wystawienie jednego dokumentu, w którym zostanie opodatkowana cała sprzedaż towarów lub wykonanie usługi. Dane, które powinny być umieszczone na druku, odpowiadają podstawowej fakturze VAT, wraz z kwotą zapłaty i podatku oraz kwotę brutto i datę jej otrzymania. W przypadku, kiedy zaliczka została uiszczona przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej, wystawienie faktury zaliczkowej następuje w sytuacji, kiedy wpłacający wyrazi takie zażądanie.
Według art. 106i ust. 7, ustawy o VAT fakturę zaliczkową od 2022 roku można wystawić nawet 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. W przypadku, kiedy zadatek został uiszczony przed dokonaniem dostawy towaru bądź wykonaniem usługi, dokument należy sporządzić nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca po tym, w którym otrzymano wpłatę. W takich sytuacjach wystawienie faktury nie będzie skutkowało powstaniem obowiązku podatkowego VAT (z wyłączeniem sytuacji, o których mowa w art. 19 ust. 5 pkt 4, np. obsługa prawna i biurowa).
Ustawa o podatku jasno określa, że obowiązek podatkowy następuje w momencie otrzymania zaliczki. Jednak od tej reguły występują pewne wyjątki, które odnoszą się do jasno określonej grupy świadczeń:
- usługi telekomunikacyjne;
- usługi najmu, dzierżawy lub leasingu;
- dostawy energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, a także gazu przewodowego;
- usługi związane z dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, a także jej uzdatnianiem;
- usługi ochrony osób lub mienia wraz z jego dozorem i przechowywaniem;
- obsługa biurowa i prawna;
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
W przypadku wyżej wymienionych świadczeń nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych.
W jaki sposób można ją rozliczyć lub zaksięgować?
W momencie, kiedy przedsiębiorca otrzymuje zadatek, zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej, po każdej dokonanej wpłacie, którą należy udokumentować wyciągiem bankowym. Otrzymanie zadatku skutkuje obowiązkiem podatkowym w zakresie VAT, nie jest jednak opodatkowany podatkiem dochodowym, dlatego zaliczki nie są ujmowane w podatkowej KPiR.
Obowiązek podatkowy powstaje w momencie wydania towaru bądź wykonania usługi, jednak nie później niż w dniu sporządzenia faktury (końcowej lub ostatniej zaliczkowej).
Faktura zaliczkowa jest ujmowana jedynie w rejestrze VAT, natomiast w KPiR księguje się fakturę końcową, z której rozlicza się tę kwotę VAT, która nie została uwzględniona w fakturze zaliczkowej.
Czy fakturę zaliczkową można wystawić z pomocą programu do wystawiania faktur?
Dzięki systemowi posiadającemu oprogramowanie do faktur będzie możliwe wystawienie zarówno faktur zaliczkowych, jak i faktury końcowej. Jest ono dostosowane tak, aby umożliwić proste i przejrzyste wystawianie dokumentów. Dodatkowo ma możliwość ich archiwizowania, dzięki czemu numeracja zachowuje poprawną kolejność. Co więcej, takie rozwiązanie pozwala na uniknięcie błędów, zapamiętuje dane kontrahentów i oszczędza czas przedsiębiorcy. Program do wystawiania faktur, taki jak na przykład Melpe, dysponuje także możliwością wysyłania faktur drogą elektroniczną.
Wpłata zaliczek na poczet dostawy towarów bądź wykonania usługi jest codzienną praktyką wśród przedsiębiorców. Stanowi to formę zabezpieczenia lub pozyskania środków. Warto pamiętać, że w przypadku, kiedy faktury zaliczkowe obejmują 100% należności za dostawę towaru bądź wykonanie usługi, wówczas nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej. Jej charakter będzie spełniać ostatnia faktura zaliczkowa.
